Vanaf 25 mei 2018 geldt in de hele Europese Unie een nieuwe wet voor de bescherming van privacy, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze nieuwe Europese regels hebben er voor gezorgd dat Streekarchief Midden-Holland het beleid betreffende privacy en het verwerken van persoonsgegevens nog eens nader onder de loep heeft genomen en vastgelegd. Ook is er een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld binnen het Streekarchief.

Wat betekent dit voor u?

Hieronder kunt u lezen wat deze nieuwe privacyregels voor u betekenen. We behandelen eerst het omgaan met uw persoonsgegevens binnen onze organisatie (zoals bijvoorbeeld in ons archiefbeheersysteem). Vervolgens gaan we in op wat de nieuwe wet betekent voor het doen van historisch onderzoek.

Wat voor gegevens heeft het archief van mij?

Streekarchief Midden-Holland verwerkt uw persoonsgegevens, omdat wij de archieven van de gemeentes Gouda, Krimpen aan den IJssel, Krimpenerwaard, Waddinxveen en Zuidplas en het ODMH beheren en aan het publiek ter beschikking stellen. Het gaat hierbij dus nadrukkelijk niet om uw persoonsgegevens die eventueel voorkomen in de door ons bewaarde archieven.

Om de archiefstukken aan u ter inzage te kunnen geven, bestellingen bij u af te kunnen leveren of uw vragen te kunnen beantwoorden, of bij welke vorm van contact tussen u en ons dan ook, hebben wij vaak een aantal persoonlijke gegevens van u nodig. In het verwerkingsregister vindt u welke gegevens wij bewaren voor het uitvoeren van onze taken. Hieronder vindt u per te leveren dienst, welke gegevens wij met welke reden van u vragen.

Hoe bewaren wij uw gegevens?

Uw persoonlijke gegevens worden zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld. Het Streekarchief bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u uw gegevens verstrekt. Het Streekarchief doet dit zo lang als de wet ons verplicht persoonsgegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, wordt vastgelegd in ons verwerkingsregister.

Voor de verwerking van uw persoonsgegevens kan het Streekarchief gebruik maken van dienstverleners, die als verwerker uitsluitend in opdracht en te behoeve van het streekarchief zullen handelen. Deze verwerkers werken altijd op grond van een daartoe afgesloten verwerkingsovereenkomst met het streekarchief. Het streekarchief verstrekt daarbuiten nadrukkelijk niet uw gegevens aan derden, tenzij de wet dit voorschrijft.

Verder zorgt het streekarchief voor een goede beveiliging van uw gegevens. Uw gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn gevraagd en door de personen die voor dat doel zijn geautoriseerd. Mocht er toch een datalek ontstaan, dan nemen we passende maatregelen, waaronder registratie, melding aan de toezichthouder en zo nodig ook aan u.

Welke rechten heb ik betreffende mijn gegevens?

Onder de nieuwe privacywetgeving heeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Hieronder worden deze kort uitgelegd.

Recht van inzage: u wilt weten welke persoonsgegevens het streekarchief van u heeft vastgelegd. U kunt dan een verzoek indienen
Recht op rectificatie en aanvulling: hiermee kunt u ons vragen uw gegevens te wijzigen
Kijk voor alle rechten en nadere uitleg betreffende uw persoonsgegevens op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/rechten-van-betrokkenen

Wilt u gebruik maken van één of meerdere van deze rechten, stuurt u dan een schriftelijk verzoek (inclusief een kopie van uw legitimatiebewijs) naar:

Streekarchief Midden-Holland
T.a.v de AVG-functionaris
Klein Amerika 20
2806 CA Gouda
Of per mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

U ontvangt een reactie binnen 3 weken.

Hoe zit met de persoonsgegevens in de archiefstukken die bewaard worden door het streekarchief?

Het grootste gedeelte van de archieven die bewaard wordt binnen het Streekarchief Midden-Holland is openbaar toegankelijk. Sommige archieven mogen echter niet zo maar geraadpleegd worden. De belangrijkste reden hiervoor is dat er (bijzondere) persoonsgegevens van levende personen in voorkomen en dat verwerking of raadpleging ook moet voldoen aan de regels van de AVG. De verordening is dus niet van toepassing op overleden personen. Als niet duidelijk is wanneer de persoon is overleden, wordt een openbaarheidstermijn van 110 jaar gehanteerd.

Deze archiefstukken waren overigens onder de vorige privacy wetgeving, de Wet bescherming Persoonsgegevens (WBP), ook al uitgesloten van raadpleging of verwerking. Voor de volledigheid en om niets over het hoofd te zien, heeft het streekarchief de procedures betreffende de beperkingen op openbaarheid in verband met de verwerking of raadpleging van (bijzondere) persoonsgegevens opnieuw goed bestudeerd en vastgelegd.

Wat zijn bijzondere persoonsgegevens?

Wanneer een archief beperkt openbaar is om de privacy van nog levende personen te beschermen, kan het gaan om gewone, bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn in de AVG als volgt omschreven:

Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt;
Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken;
Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken;
Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt;
Gegevens over gezondheid;
Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;
Genetische gegevens en biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon.
Kan ik niet-openbare archieven met (bijzondere) persoonsgegevens dan nooit raadplegen?

Wanneer er een beperking is gesteld aan de openbaarheid van een archiefstuk, kunt u in sommige gevallen toch toestemming krijgen om het stuk te raadplegen. U zult dan wel aan een aantal voorwaarden moeten voldoen. Hieronder vindt u hoe u een verzoek om inzage kunt indienen.

Inzage archiefstukken met gewone persoonsgegevens

Deze archiefstukken mag u in principe gewoon raadplegen. U moet het stuk van tevoren reserveren, net zoals alle andere archiefstukken. U krijgt bij inzage van het stuk in het streekarchief van de dienstdoende medewerker van de balie een informatieblad, waarmee u op de hoogte wordt gebracht van de voorwaarden voor inzage van het archiefstuk. Reproducties van het archiefstuk worden niet gemaakt tenzij u deze nodig heeft als juridisch bewijsstuk. U bent bovendien verantwoordelijk dat de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen van wie u gegevens hebt ingezien, niet wordt geschaad.

Inzage archiefstukken met bijzondere persoonsgegevens

Wanneer u stukken wilt inzien waarin bijzondere persoonsgegevens van een bepaald persoon staan, is dat alleen mogelijk wanneer u een gemotiveerd schriftelijk verzoek indient en één van de volgende feiten kunt aantonen:

• dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, is overleden, of
• dat u de uitdrukkelijke toestemming heeft van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, of
• dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt, of
• dat raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk.

Wetenschappelijk en historisch onderzoek

In de AVG staat dat het verbod op het raadplegen of verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens niet van toepassing hoeft te zijn wanneer wetenschappelijk of historisch onderzoek wordt uitgevoerd. Onderzoekers kunnen inzage krijgen in archiefstukken met bijzondere persoonsgegevens, zonder dat de betrokkenen overleden zijn of toestemming voor inzage geven.

Indien u geen overlijdensbewijs kunt overleggen of toestemming van de betrokkene heeft, moet aan alle onderstaande punten voldoen:

• het onderzoek dient het algemeen belang en
• de verwerking is noodzakelijk voor het betreffende onderzoek en
• het vragen van uitdrukkelijke toestemming dan wel het tonen van een bewijs van overlijden is onmogelijk of kost een onevenredige inspanning en
• bij de uitvoering van het onderzoek kunnen genoeg garanties worden gegeven dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad.

Wanneer men een dossier of documenten wil inzien van een persoon die meer dan 100 jaar geleden is geboren, hoeft geen bewijs van overlijden te worden overgelegd Een schriftelijk verzoek tot inzage blijft wel noodzakelijk.

Wat moet er in mijn verzoek tot inzage staan?

U kunt het verzoek tot inzage hier downloaden. Na het invullen van het formulier, kunt u dit opsturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of naar het postadres van het streekarchief, t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming.. Op basis van uw verzoek neemt het streekarchief een besluit of u inzage krijgt in de niet openbare dossiers. U krijgt hierover altijd een schriftelijke reactie.

Kan ik kopieën bestellen van niet-openbare archiefstukken?

Reproducties zijn niet mogelijk, tenzij u deze aantoonbaar nodig heeft als juridisch bewijsstuk. In een enkel geval kan het streekarchief besluiten dat u toch een reproductie kan verwachten, bijvoorbeeld vanwege de emotionele waarde van een archiefstuk.

Vragen?

Heeft u nog vragen over het privacy-beleid van Streekarchief Midden-Holland en /of het doen van onderzoek naar (bijzondere) persoonsgegevens, dan kunt u deze sturen naar de adressen die hierboven zijn genoemd of per telefoon via 0182-521821.

Deze privacyverklaring is vastgesteld op 25 mei 2018. Het streekarchief behoudt zich het recht voor de verklaring te kunnen wijzigen. Deze wijzigingen zullen op deze webpagina (www.samh.nl/avg) worden gepubliceerd.

Meer informatie:

  • AVG: website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
  • Verwerkingsregister Streekarchief Midden-Holland