Waarom zijn er beperkingen in de openbaarheid van archieven?

Archieven[1] van overheden zijn na overdracht aan een archiefbewaarplaats zoals het Streekarchief Midden-Holland, in principe openbaar. Openbaar wil zeggen dat u het recht hebt om de stukken te raadplegen. Artikel 15 van de Archiefwet waaronder overheidsarchieven vallen, zegt dat wanneer een overheidsorganisatie haar archief overbrengt naar een archiefbewaarplaats, er drie redenen kunnen zijn om de openbaarheid van archiefbestanddelen in dat archief te beperken: de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele personen, het belang van de Staat of de onterechte bevoordeling of benadeling van personen of instanties. Overheden kunnen daarom bij de overbrenging beperkingen aan de openbaarheid stellen. De maximale termijn van openbaarheidsbeperking volgens de Archiefwet is 75 jaar.

Naast de Archiefwet is er ook de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In archiefstukken kunnen namelijk  (bijzondere) persoonsgegevens van nog levende personen staan waardoor verwerking of raadpleging van die stukken niet mag volgens de AVG. Bij bijzondere persoonsgegevens gaat het bijvoorbeeld om medische, strafrechtelijke of gegevens over levensbeschouwelijke overtuigingen. De verordening is niet van toepassing op overleden personen. Als niet duidelijk is wanneer de persoon is overleden, wordt een openbaarheidstermijn van 110 jaar gehanteerd. Een stuk kan dus openbaar zijn volgens de Archiefwet, maar beperkt worden door de regelgeving vanuit de AVG.

Ook bij particuliere archieven kan een openbaarheidstermijn worden aangehouden. Bij kerkarchieven geldt dat voor bijvoorbeeld de notulen of doop-, trouw-, en lidmatenregisters. Voor overige particuliere archieven moeten altijd de termijnen, die bij overdracht zijn afgesproken, worden nageleefd. Kijk voor alle wetgeving die te maken hebben met openbaarheid op https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/belangrijke-wetten-voor-openbaarheid

Hoe krijgt u toch inzage in een niet-openbaar (overheids)archief?

Dat de openbaarheid van een dossier in een archief wordt beperkt, betekent niet dat niemand het mag inzien. Onder bepaalde voorwaarden, bijvoorbeeld voor wetenschappelijk onderzoek, kunt u de informatie soms toch raadplegen. U vraagt dan toestemming aan de organisatie die verantwoordelijk is voor het archiefbeheer. Meestal is dit de archiefbewaarplaats waar de documenten liggen, soms is dit de bruikleengever. Als u toestemming krijgt voor inzage, heeft u soms te maken met beperkende voorwaarden voor het gebruik ervan. Voorafgaand aan uw bezoek moet u een verzoek indienen tot het inzien van in openbaarheid beperkte stukken met behulp van dit formulier.

Inzage informatie en (her)gebruik van informatie

Er is verschil tussen inzage van dergelijke archiefstukken en (her)gebruik van de informatie. U mag de informatie dan wel inzien, maar de gegevens daaruit niet zo maar publiceren of digitaal toegankelijk maken op naam, geboortedatum en/of overtuiging. Publicatie over verwerking van deze informatie kan alleen als u kan aantonen dat de persoon overleden is of als u schriftelijk toestemming hebt van de persoon of personen waar het over gaat.

Het komt voor dat u een bepaald gegeven (bijvoorbeeld een geboortedatum korter dan 100 jaar geleden) níet zult mogen raadplegen in een akte van de burgerlijke stand, maar mogelijk wél uit een andere bron kunt halen. En dat u dit gegeven vervolgens zélfs zult mogen publiceren, mits de bewuste persoon maar is overleden. Omgekeerd kan ook: sommige gegevens die in de openbare registers van de burgerlijke stand voorkomen, mag u ingevolge de AVG toch níet publiceren (bijvoorbeeld de geboortedatum van iemand ouder dan 100 jaar die bovendien nog in leven is).

Wie is verantwoordelijk voor het gebruik van gegevens uit beperkt openbare archieven?

Het Streekarchief Midden-Holland is ervoor verantwoordelijk dat beperkt openbare archieven uit haar archiefbewaarplaats volgens de wettelijke regels en de afgesproken voorwaarden ter inzage worden gegeven. Wie inzage heeft gekregen, is vervolgens zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop zij of hij met deze gegevens omgaat. U heeft de wettelijke plicht de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet te schaden.

Kopiëren uit in openbaarheid beperkte archieven

In openbaarheid beperkte stukken mogen niet gefotografeerd, gefotokopieerd of gescand worden. Bij in openbaarheid beperkte archieven kan op dit punt ontheffing worden verleend door de archiefdienst of bruikleengever, als de informatie bijvoorbeeld nodig is voor een juridische zaak.  

Samengevat

Archiefstukken die zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats zoals het streekarchief zijn in principe openbaar, tenzij er een beperkende openbaarheidstermijn is toegepast. Vaak kunt u wel toestemming vragen om informatie alsnog in te zien. Het hergebruiken van de informatie, bijvoorbeeld in een publicatie of op een website kan gebonden zijn aan andere beperkende voorwaarden, vooral als dit gaat om bijzondere persoonsgegevens.

Voorbeelden openbaarheidstermijnen en inzagebeperkingen

• Akten van de Burgerlijke Stand

  • Geboorteakten - openbaar na 100 jaar

  • Huwelijksakten - openbaar na 75 jaar

  • Overlijdensakten - openbaar na 50 jaar

• Secretarie-archieven - openbaar na 20 jaar; voor dossiers met “gevoelige” informatie wordt een openbaarheidsbeperking van maximaal 75 jaar aangehouden.

• Gezinskaarten: vrij ter inzage via de studiezaal. Officieel openbaar na 110 jaar in verband met bijzondere persoonsgegevens.

• Persoonskaarten - openbaar na 110 jaar

• Notarieel archief - openbaar na 75 jaar (testamenten na 94 jaar)

• Politie-archief - openbaar na 75 jaar

• Archief vertrouwenscommissie burgemeestersbenoeming - openbaar na 75 jaar

• Kerkarchieven - openbaar na 50 jaar. Voor bepaalde archiefstukken / dossiers worden afwijkende openbaarheidstermijnen aangehouden:

  • Lidmatenregisters en doopregisters  - openbaar na 100 jaar

  • Trouwregisters - openbaar na 75 jaar

  • Dossiers met “gevoelige” informatie (bv. tuchtzaken) - 75 jaar

[1] Archieven of archiefstukken kunnen zowel papieren als digitale informatie omvatten. Hiervoor gelden dezelfde openbaarheidstermijnen.