De regels voor de kopij volgen over het algemeen P. de Buck. Zoeken en schrijven. Handleiding bij het maken van een historisch werkstuk (Haarlem 1982).

• de kopij kan als papieren versie (getypt of uitgeprint) of digitaal aangeleverd worden
• een digitale versie dient als Word-bestand op CD-rom te worden aangeleverd
• een papieren versie dient op A4 formaat eenzijdig te worden getypt of geprint, met een linker-, boven-, en ondermarge van tenminste 3 cm
• een papieren versie dient in drievoud te worden ingeleverd
• de ingezonden kopij dient als absoluut definitieve tekst. Wijziging van de tekst kan de auteurs in rekening worden gebracht

Enkele specifieke aanwijzingen staan hieronder.

Titels van de bijdragen
Hoofdtitel groot en vet; ondertitel daaronder klein en vet. Geen regel wit tussen hoofd- en ondertitel.

Tekst
Na de titel 2 regels wit en dan de tekst (eventueel een tussenkopje in vet; dan een extra regel wit tussen tussenkopje en tekst). Tussen de verschillende tekstonderdelen met tussenkopjes: de tussenkopjes steeds met een extra regel wit erboven en eronder. De tussenkopjes worden niet genummerd.

Vaak voorkomende afkortingen:

• Bijvoorbeeld = bijv. (of: b.v.)
• Bladzijde = p. ; meervoud: pp.
• Deel (band, tome, volume) = vol. meervoud: vols. N.b. een "pars" daarvan = pt. (bijv. vol.iii, pt.2)
• e.v. ("en volgende") = als het één bladzijde betreft: f. Als het meer bladzijden betreft: ff. (bijv. pp.12 f. = bladzijden 12 en 13; pp.12 ff. = bladzijden 12, 13, 14 etc.)
• Figuur (afbeelding) = fig.; meervoud: figs.
• Folium = fol.; meervoud: fols.
• Inventarisnummer = inv.nr.; meervoud: inv.nrs.
• Kolom = col.; meervoud: cols.
• Handschrift (of manuscript) = hs. (of: ms.); meervoud: hss. (of: mss.)
• Noot = n. (bijv. p.12, n.3 = bladzijde 12, noot 3)
• Nummer = nr.; meervoud: nrs.
• Plaat = pl.; meervoud: pln.
• Recto = r.
• Verso = v.

Dateringen:
Altijd in de volgorde dag, maand, jaar. Bijv. 1 januari 1993; niet januari 1, 1993, ook niet 1993, januari 1.

Cijfers en getallen:
Gebruik voor Romeinse cijfers onderkast (kleine letters); bijv. p.viii (niet p.VIII), pp.ix-xii (niet pp.IX-Xll).
Gebruik voor verwijzingen naar een deel (band, tome, volume) arabische cijfers, óf onderkast Romeinse cijfers; bijv. vol.2 (of: vol.ii), niet vol.II.
Gebruik voor verwijzing naar een deel (jaargang) van een tijdschriftenserie altijd het Arabische cijfer; bijv. De Schatkamer 2 (1988), pp.16-20, niet De Schatkamer ii (1988), pp.16-20.

Aanhalingstekens
Aanhalingstekens worden doorgaans gebruikt om citaten aan te geven, of om bepaalde woorden of uitdrukkingen een uitgezonderde functie (een bepaalde benoemfunctie of een bepaalde bijzondere lading) mee te geven.

Citaten
Citaten worden tussen enkele aanhalingstekens geplaatst.
Bijv.: Ik vond in het boek de volgende passage: 'dit is het bedoelde citaat.' Het gemarkeerde stuk is het citaat.

Citaten binnen citaten worden tussen dubbele aanhalingstekens geplaatst.
Bijv.: Ik vond in het boek de volgende passage: 'dit is het bedoelde citaat: "het gaat mij erom dit duidelijk te maken", einde citaat.'

Het citaat staat tussen enkele aanhalingstekens, maar het gemarkeerde gedeelte is het citaat binnen het citaat en staat tussen dubbele aanhalingstekens.

Weglatingen binnen citaten worden aangegeven d.m.v. drie puntjes tussen teksthaken (= vierkante haken): 'hier is iets [...] weggelaten'. Toevoegingen binnen citaten die niet tot het citaat behoren, worden tussen teksthaken geplaatst: 'dit is belangrijk [mijn cursief] om op te merken.'
Het gemarkeerde gedeelte is toegevoegd.

Uitgezonderde functie

Om woorden een bepaalde uitgezonderde functie (een benoemfunctie of een bepaalde bijzondere (vaak ironische) lading) te geven worden enkele aanhalingstekens gebruikt

Voorbeelden:

• De tweewielige koets, waarbij de koetsier achterop staat, wordt 'brougham' genoemd.
• 'Baron' De Roy van Zuidewijn spant een proces aan.
• Zie voor het gebruik van aanhalingstekens in titels van artikelen hieronder in de rubriek Titelbeschrijvingen.

Voetnoten
Er wordt uitsluitend gebruik gemaakt van voetnoten. In de tekst wordt naar de noten verwezen door superscripte cijfers, direct na de zin waar de noot bij hoort (de nootcijfers komen na het leesteken).

Titelbeschrijvingen
Bij titelbeschrijvingen van aangehaalde literatuur in voetnoten of in een aparte bibliografie de volgende regels zoveel mogelijk in acht nemen.

Boeken:
Algemene regel: Auteur(s), Hoofdtitel; ondertitel. Plaats en jaar van uitgave (eventueel de druk superscript boven het jaar van uitgave).

Voorbeelden:

• J. Huizinga, Herfsttij der middeleeuwen; studie over levens- en gedachtenvormen der veertiende en vijftiende eeuw in Frankrijk en de Nederlanden.Groningen 197513.
• J. Huizinga, Verzamelde werken, dl. 2. Haarlem 1949.
• W.A. Zuijderhoudt-Hulst, Geschiedenis van de Goudse librije gedurende het verblijf in de St.-Janskerk. Gouda 1986.

Artikelen:

Algemene regel: Auteur(s), 'Titel van het artikel', in: Titel van het tijdschrift jaargangnummer (jaar van uitgave), pagina's. Dus: de titel van het artikel tussen enkele aanhalingstekens (staan er binnen de titel al aanhalingstekens, dan worden die dubbele aanhalingstekens), dan de titel van het tijdschrift in cursief, vervolgens het jaargangnummer, dan het jaar van uitgave tussenhaakjes en ten slotte de paginanummers.

Voorbeelden:

• J.J. de Jong, 'Met goed fatsoen...', in: De Schatkamer 1, (1986-87), p. 7-15.
• L.J. Mees, '"Brugmans regel": the rediscovery of an early printed edition', in: Quaerendo 2 (1972), p. 227-233.

Bijdragen in bundels:
Algemene regel: Auteur(s), 'Titel van de bijdrage', in: Samensteller(s) (ed(s)), Titel van de bundel. Plaats en jaar van uitgave, pagina's.
Zie voor de behandeling van de aanhalingstekens bij de titel hierboven bij de rubriek 'artikelen'.

Voorbeeld:

• A.I. Doyle en M.B. Parkes, 'The production of copies of the "Canterbury Tales" and "Confessio Amantis" in the early fifteenth century', in: M.B. Parkes en A.G. Watson (eds.), Medieval Scribes, Manuscripts & Libraries; essays presented to N.R. Ker. Londen 1978, p. 163-210.

Ongepubliceerde stukken: archiefstukken en handschriften:
Algemene regel: Plaats, instelling, archiefbestand of collectie, inventarisnummer of signatuur.

Voorbeelden:

• Gouda, SAMH, OAG, inv.nr. 1361 (OAG = Oud-archief Gouda)
• Gouda, SAMH, OASch, inv.nr. 655 (OASch = Oud-archief Schoonhoven
• Gouda, SAMH, KLA, inv.nr. 406 (KLA = kloosterarchieven)
• 's-Gravenhage, NA, AGH, inv.nr. 1248 (NA = Nationaal archief; AGH = Archief Graven van Holland)
• Leiden, UB, Ltk. 260. (UB = Universiteitsbibliotheek; Ltk. is de collectie)

Literatuurlijst

De lijst van geraadpleegde bronnen en literatuur komt nà de bijdrage en begint op een nieuwe pagina.